Акты КС-2 и справки КС-3: как правильно оформить

Что такое КС-2 и КС-3 и чем они отличаются

Акт о приёмке выполненных работ (форма КС-2) фиксирует, какие работы и в каком объёме выполнены за отчётный период. Акт составляется по позициям сметы: наименование работы, единица измерения, количество, цена и стоимость.

Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3) — сводный документ по стоимости. В ней показывается стоимость работ с начала выполнения работ, с начала года и за отчётный период. Справка служит основанием для расчётов между заказчиком и подрядчиком.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 в составе альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Обычно они составляются в паре: на каждый период — один или несколько КС-2 и одна КС-3, в которую входят итоги этих актов. Отчётный период определяется договором: чаще всего это календарный месяц, реже — этап работ.

Обязательны ли унифицированные формы

С 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», формы первичных документов, утверждённые Госкомстатом, перестали быть обязательными для коммерческих организаций. Компания вправе утвердить собственные формы, если они содержат обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в статье 9 закона.

На практике КС-2 и КС-3 остаются стандартом отрасли. Их требуют заказчики, банки, технадзор, а в государственных и муниципальных контрактах формы приёмки часто прямо указаны в контракте. Если договор ссылается на КС-2 и КС-3, отступать от форм не стоит. Если же стороны договорились о собственной форме акта, её лучше утвердить приложением к договору, чтобы при приёмке не возникало вопросов о составе реквизитов.

• наименование документа и дата составления;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни — какие работы выполнены;
• величина в натуральном и денежном выражении с единицами измерения;
• должности, фамилии и подписи ответственных лиц.

Как заполнить акт КС-2

Основой акта всегда служит смета, являющаяся частью договора. В КС-2 переносятся позиции сметы с объёмами, фактически выполненными за отчётный период. Цены единиц берутся из сметы договора, а не пересчитываются заново.

1. в шапке укажите заказчика, подрядчика, стройку, объект, номер и дату договора, отчётный период;
2. присвойте акту номер и дату составления;
3. для каждой позиции укажите номер по смете, наименование работ, шифр нормы или расценки (для нормативной сметы), единицу измерения;
4. в графе «количество» — объём, выполненный именно за отчётный период, а не с начала работ;
5. цену за единицу и стоимость рассчитайте по смете договора с теми же индексами и коэффициентами;
6. внизу акта — итоги, накладные расходы и сметная прибыль, если они начисляются по смете, и подписи сторон.

Как заполнить справку КС-3

В КС-3 переносятся итоги всех актов КС-2 за период. Главная особенность справки — три стоимостные графы: с начала проведения работ, с начала года и за отчётный период. Нарастающий итог позволяет заказчику видеть, сколько освоено по договору всего и в текущем году.

Справка подписывается заказчиком и подрядчиком. Перед подписанием заказчик сверяет итог за период с суммой актов КС-2, а нарастающий итог — с предыдущей справкой: если в прошлом месяце «с начала работ» было 4,2 млн ₽, а за текущий период предъявлено 0,8 млн ₽, в новой справке должно быть ровно 5,0 млн ₽. Если по договору предусмотрены аванс, удержания гарантийной суммы или стоимость материалов заказчика, их отражение в справке и расчётах стоит заранее согласовать: эти вопросы чаще всего вызывают споры при закрытии периода.

НДС в КС-2 и КС-3 в 2026 году

С 1 января 2026 года основная ставка НДС составляет 22% вместо 20% (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Для подрядчика — плательщика НДС ставка определяется датой реализации, то есть для работ, сданных в 2026 году, в справках КС-3 и счетах-фактурах применяется 22% независимо от даты заключения договора.

Если договор заключён до 2026 года с ценой, рассчитанной с НДС 20%, условиями договора решается другой вопрос: увеличивается ли цена на разницу в налоге или налог по новой ставке выделяется из прежней суммы. Это стоит урегулировать дополнительным соглашением до закрытия первого периода в новом году, иначе каждая справка становится предметом спора.

Типичные ошибки при оформлении актов

Ошибки в КС-2 и КС-3 стоят подрядчику денег и времени: заказчик возвращает документы, оплата откладывается на следующий период. Чаще всего встречаются:

• объёмы в акте превышают объёмы по смете без дополнительного соглашения;
• в акт включены работы, не предусмотренные сметой договора;
• цены единиц пересчитаны по новым индексам, хотя договор с твёрдой ценой;
• объём с начала работ указан в графе «за период», и работы оплачиваются повторно;
• арифметические расхождения между КС-2 и КС-3 из-за округлений;
• отсутствуют исполнительная документация и журнал учёта выполненных работ (КС-6а), которые заказчик требует для приёмки;
• акт подписан неуполномоченным лицом.

Как связать акты со сметой и не потерять остатки

Главный инструмент подрядчика при ежемесячном закрытии работ — ведомость остатков по смете. Для каждой позиции в ней видно: объём по смете договора, сколько уже предъявлено в предыдущих актах и сколько осталось. Перед подготовкой нового КС-2 объём за период сверяется с остатком, и превысить сметный объём без дополнительного соглашения просто не получится.

Такая ведомость полезна и заказчику: она показывает реальное освоение по каждому разделу, а не только общий процент выполнения. На крупных объектах её ведут в сметной программе, где акты формируются прямо из сметы с автоматическим подсчётом нарастающих итогов.

Отдельное внимание — изменениям. Если дополнительным соглашением меняются объёмы или добавляются новые работы, в учёт вносится новая редакция сметы, а акты по уже закрытым периодам не переписываются. Иначе нарастающие итоги в КС-3 перестают сходиться с ранее подписанными справками.

Когда выгоднее поручить акты сметчику

Подготовка КС-2 и КС-3 по простому договору занимает немного времени. Но если смета содержит сотни позиций, работы закрываются частями, а объёмы меняются дополнительными соглашениями, ведение актов превращается в отдельную задачу: нужно отслеживать остатки по каждой позиции, нарастающие итоги и изменения цен.

Сметнофф готовит акты КС-2 и справки КС-3 от 25 500 ₽ — по смете договора, с контролем остатков и сверкой с исполнительной документацией. Если сметы к договору нет или она составлена с ошибками, начнём с проверки сметы или составления государственной сметы.